Powroty do biura z „home office”, konieczność wprowadzania procedur bezpieczeństwa, wykorzystanie nowych technologii w biurowcach,… Rozmawiamy z ekspertem Agnieszką Krzekotowską, dyrektor Działu Zarządzania Nieruchomościami w globalnej firmie doradczej Colliers International.
Prawdziwadezynfekcja.pl: Jak powinien przebiegać proces powrotu pracowników do biura?
Agnieszka Krzekotowska, Colliers: W związku ze stopniowym odmrażaniem gospodarki wiele firm planuje powrót do swoich biur. Trzeba jednak pamiętać, że pandemia pozostanie z nami jeszcze przez dłuższy czas – przynajmniej do momentu powstania szczepionki, dlatego też musimy opracować szczegółowe zasady bezpieczeństwa w miejscach pracy. Kluczowe jest powołanie zespołu szybkiego reagowania, który na bieżąco będzie wprowadzał zmiany i dostosowywał plan działania do nowych warunków. Zapewnienie ciągłości funkcjonowania organizacji jest najważniejsze, a przecież zakażenie jednego pracownika w zespole niesie ze sobą ryzyko wyłączenia z pracy całej linii biznesowej. Warto zatem zadbać o podzielenie każdego zespołu na podgrupy, które nie będą przebywały w biurze jednocześnie. Konieczne jest sporządzenie planu dostępności powierzchni biurowej, grafiku osób przebywających w biurze oraz systemu rotacji pomiędzy i w obrębie zespołów.
Nowe warunki biurowe będą wymagały od pracowników zmiany nawyków i zachowań. Z punktu widzenia komfortu pracy dla zespołu ważne jest przejrzyste przedstawienie obowiązujących procedur. Kluczowa jest wielokanałowa komunikacja dotycząca nowej sytuacji. Z uwagi na obawy i emocje towarzyszące powrotowi, tam gdzie to tylko możliwe, warto dać pracownikom autonomię w podjęciu decyzji czy będą pracować zdalnie czy z biura.
Kluczową rolę w tym trudnym momencie gra również osobiste i bezpośrednie zaangażowanie kadry menedżerskiej. Ważne, aby znali oni strategie powrotu, ponieważ dzięki temu mogą właściwie reagować na pytania pracowników. Rekomendujemy m.in. spotkania dla menedżerów, przygotowanie zwięzłego FAQ, szkolenie w zarządzaniu zespołem rozproszonym czy stworzenie platformy do wymiany informacji peer-to-peer.
PD.pl: Czy po powrocie do biura na pewno możemy czuć się bezpieczni?
AK: Troska o bezpieczeństwo użytkowników budynku zaczyna się już przy wejściu do niego. Kluczowa jest pełna kontrola nad całym obiektem i poszczególnymi jego powierzchniami. Ważne jest zadbanie o bezpieczeństwo w każdym aspekcie, szczególnie podczas korzystania z powierzchni wspólnych. Podstawowymi działaniami powinny być, między innymi, monitorowanie wejść, regularna dezynfekcja (m.in. klamek), ograniczony dostęp do powierzchni wspólnych, szkolenie personelu, przegląd instalacji budynkowych oraz widoczne oznakowanie wejść, wind, schodów i toalet.
W obliczu pandemii istotna jest świadomość wspólnej odpowiedzialności za zdrowie użytkowników budynku. Do tego niezbędne jest wzajemne zaufanie i stały dialog pomiędzy zarządcą, właścicielem, najemcami oraz użytkownikami nieruchomości. W celu skuteczniejszego dotarcia z informacjami dotyczącymi zachowania bezpieczeństwa i higieny, rekomendujemy komunikację wielokanałową – na przykład poprzez mailingi, plakaty, naklejki i webinary.
PD.pl: Jakie dodatkowe zasady warto wprowadzić w budynku, by zwiększyć bezpieczeństwo jego użytkowników?
AK: Na mocy rozporządzenia Rady Ministrów z 15 kwietnia br. wszystkie firmy powracające do swoich biur muszą spełnić określone warunki. Do minimum należy obowiązek zachowania dystansu 1,5 m między stanowiskami pracy oraz zapewnienie przez pracodawców rękawiczek jednorazowych lub środków do dezynfekcji rąk. W przypadku pracowników wykonujących bezpośrednią obsługę interesantów lub klientów dochodzi również obowiązek zasłaniania ust i nosa.
Pierwsze sygnały, jakie otrzymujemy od najemców wskazują jednak, że wielu pracodawców chce pójść o krok dalej i wprowadzić dodatkowe środki bezpieczeństwa. Najgorsze, co może spotkać każdą organizację, to paraliż spowodowany zakażeniem całych zespołów. Firmy nie mogą sobie na to pozwolić, dlatego będą dmuchać na zimne.
Procedury, które polecamy wszystkim najemcom i administratorom, to między innymi: rozstawienie dozowników z płynem dezynfekcyjnym we wszystkich kluczowych punktach, wprowadzenie reguły „One Way Only”, czyli jednokierunkowego ruchu na terenie budynku oraz stworzenie ścieżki wejścia i wyjścia z budynku bez konieczności dotykania klamek. Ważne jest też zwiększenie częstotliwości sprzątania obiektu i przeszkolenie personelu budynkowego w zakresie nowych procedur. Skutecznym zabezpieczeniem ciągłości biznesowej jest zaś zasada „Airforce One”, zgodnie z którą osoby odpowiedzialne za kluczowe funkcje biznesowe nie przebywają równocześnie w jednej przestrzeni.
PD.pl: Jak w tym szczególnym czasie zadbać o jakość powietrza w biurze?
AK: Jak powszechnie wiadomo, koronawirus rozprzestrzenia się drogą kropelkową. W wielu nowoczesnych biurowcach funkcjonuje zamknięty obieg powietrza, co nie sprzyja bezpieczeństwu w trakcie pandemii – powierzchnie biurowe powinny być jak najczęściej wietrzone. Ze względów bezpieczeństwa, w Colliers podjęliśmy decyzję o wyłączeniu wewnętrznego obiegu klimatyzacji (rekuperacji) we wszystkich zarządzanych przez nas biurowcach. Do obiektów wprowadzane jest wyłącznie świeże powietrze poprzez centrale wentylacyjne. Jest ono zaciągane przez czerpnie zlokalizowane zazwyczaj na dachu budynku, do których dostęp ma tylko wykwalifikowana obsługa techniczna. Po przefiltrowaniu oraz wstępnym ogrzaniu lub schłodzeniu powietrze trafia do klimakonwektorów zainstalowanych na powierzchniach najmu, jak również bezpośrednio do poszczególnych pomieszczeń. Powietrze z jednej powierzchni najmu nie miesza się z powietrzem z innych przestrzeni – zarówno tych sąsiednich, a tym bardziej zlokalizowanych na innym piętrze. Taka sytuacja może wystąpić jedynie poprzez szczeliny technologiczne oraz drzwi, ale jedynie w obrębie danej strefy.
PD.pl: Jak zagospodarować biuro, aby zachować social distance oraz zasady higieny?
AK: Kluczowym elementem planu powrotu do biura jest przygotowanie środowiska pracy, w tym przestrzeni biurowej oraz procedur i reguł zachowania. Powracający do biurowców pracownicy muszą być świadomi nowych zasad funkcjonowania. Swobodne przemieszczanie się po budynku jeszcze przez długi czas będzie mocno ograniczone.
Nową praktyką jest dzielenie przestrzeni biurowych na strefy, w ramach których można się poruszać. Wiele firm może się zdecydować na częściowe lub nawet całkowite wyłączenie niektórych części wspólnych, takich jak kantyny i kuchnie, w których zwykle panuje duży ruch, albo wprowadzić limit przebywających w nich osób. Dobrym rozwiązaniem może być wstawienie mikrofali do przestrzeni pracy, żeby zminimalizować przemieszczanie się pracowników, a także wprowadzenie zaleceń, aby spożywanie posiłków odbywało się przy biurkach.
Przygotowanie biura do funkcjonowania w “nowej normalności” oznacza zredukowanie jego pojemności nawet o 50%, a co za tym idzie istotną reorganizację przestrzeni. Aranżując układy biurek, pokoje wieloosobowe i przestrzenie wspólne, należy opierać się na podstawowej zasadzie utrzymania minimalnej odległości 1,5 m pomiędzy pracownikami i siadania “po szachownicy”.
rys. przykłady aranżacji wnętrz
Ze względów higienicznych warto też zamocować drzwi w pozycji stale otwartej, zrezygnować z hot desków oraz umieścić pomiędzy modułami biurek ekrany z łatwo dezynfekowalnego materiału (szkło/plastik). W zachowaniu social distance pomoże pracownikom usunięcie nadmiarowych krzeseł, zaznaczenie na podłodze punktów bezpiecznej odległości czy określenie maksymalnej liczby osób dopuszczonych do równoczesnego korzystania z pomieszczenia.
PD.pl: Czy nowe procedury pozostaną w biurowcach już na zawsze?
AK: Zostaną z nami do czasu wynalezienia skutecznej szczepionki na koronawirusa, ale sądzę, że wraz z luzowaniem kolejnych obostrzeń oraz spadkiem zachorowań możemy spodziewać się rezygnacji z części procedur. Jednym z długofalowych skutków obecnej pandemii może być zmiana podejścia do środowiska pracy. Przestrzeń biurowa będzie w większym stopniu służyć podtrzymywaniu relacji i budowaniu kultury organizacyjnej.
PD.pl: Lekarze szukają nowej szczepionki, a rynek biurowy nowych rozwiązań w związku z COVID-19, jakich?
AK: Pandemia COVID-19 przynosi zmiany, a te rodzą kolejne wyzwania. Największym z nich jest zapewnienie bezpieczeństwa użytkownikom biurowców poprzez ograniczenie bezpośredniego kontaktu bez równoczesnej straty na jakości i efektywności działania firm. Tu z pomocą przychodzi PropTech. Inteligentne zarządzanie biurem poprawia bezpieczeństwo środowiska pracy, a także pomaga zaoszczędzić na kosztach eksploatacyjnych, co w czasie kryzysu jest szczególnie ważne. Do smart administracji warto wykorzystać dostępne na rynku aplikacje do cyfrowego zarządzania obiektem. Takie programy to nasza przyszłość, dlatego czym prędzej je wdrożymy, tym lepiej dla naszego biznesu. Colliers wraz z firmą Office App wprowadza właśnie na polski rynek aplikację, która posiada blisko 70 funkcjonalności, takich jak: mobilny dostęp do biura, nawigacja po powierzchni, rezerwacja miejsc parkingowych, rejestracja gości, komunikacja między użytkownikami, dostęp do usług wraz z płatnościami w ramach aplikacji, a także analizę obrazu przesyłanych zgłoszeń czy rezerwację biurek, przestrzeni do pracy i spotkań. Zakres działania systemu jest indywidualnie ustalany na podstawie potrzeb najemców i możliwości technologicznych nieruchomości, a także dostosowywany do strategii klienta. Takie nowoczesne narzędzia nabierają jeszcze większego znaczenia obecnie, kiedy zmagamy się z pandemią COVID-19. Firmy muszą spełniać restrykcyjne procedury, aby ich siedziby były bezpieczne dla pracowników i zapewniały ciągłość działalności biznesowej. PropTech znacznie im to ułatwia – pozwala zarządzać biurem, na przykład blokując poszczególne stanowiska pracy lub wyłączając przestrzenie zwiększonego ryzyka, moderować dostęp osób z zewnątrz poprzez funkcję zdalnego check-in’u, a także komunikować pracownikom nowe zasady i wskazówki dotyczące bezpiecznej pracy.
Agnieszka Krzekotowska, ekspert, dyrektor Działu Zarządzania Nieruchomościami w globalnej firmie doradczej Colliers International