#BacktoOffice w trakcie pandemii. Rozmowa z Agnieszką Krzekotowską, ekspertem Colliers International

Powro­ty do biu­ra z „home offi­ce”, koniecz­ność wpro­wa­dza­nia pro­ce­dur bez­pie­czeń­stwa, wyko­rzy­sta­nie nowych tech­no­lo­gii w biu­row­cach,… Roz­ma­wia­my z eks­per­tem Agniesz­ką Krze­ko­tow­ską, dyrek­tor Dzia­łu Zarzą­dza­nia Nie­ru­cho­mo­ścia­mi w glo­bal­nej fir­mie dorad­czej Col­liers International.

Prawdziwadezynfekcja.pl: Jak powi­nien prze­bie­gać pro­ces powro­tu pra­cow­ni­ków do biura?

Agniesz­ka Krze­ko­tow­ska, Col­liers: W związ­ku ze stop­nio­wym odmra­ża­niem gospo­dar­ki wie­le firm pla­nu­je powrót do swo­ich biur. Trze­ba jed­nak pamię­tać, że pan­de­mia pozo­sta­nie z nami jesz­cze przez dłuż­szy czas – przy­naj­mniej do momen­tu powsta­nia szcze­pion­ki, dla­te­go też musi­my opra­co­wać szcze­gó­ło­we zasa­dy bez­pie­czeń­stwa w miej­scach pra­cy. Klu­czo­we jest powo­ła­nie zespo­łu szyb­kie­go reago­wa­nia, któ­ry na bie­żą­co będzie wpro­wa­dzał zmia­ny i dosto­so­wy­wał plan dzia­ła­nia do nowych warun­ków. Zapew­nie­nie cią­gło­ści funk­cjo­no­wa­nia orga­ni­za­cji jest naj­waż­niej­sze, a prze­cież zaka­że­nie jed­ne­go pra­cow­ni­ka w zespo­le nie­sie ze sobą ryzy­ko wyłą­cze­nia z pra­cy całej linii biz­ne­so­wej. War­to zatem zadbać o podzie­le­nie każ­de­go zespo­łu na pod­gru­py, któ­re nie będą prze­by­wa­ły w biu­rze jed­no­cze­śnie. Koniecz­ne jest spo­rzą­dze­nie pla­nu dostęp­no­ści powierzch­ni biu­ro­wej, gra­fi­ku osób prze­by­wa­ją­cych w biu­rze oraz sys­te­mu rota­cji pomię­dzy i w obrę­bie zespołów.

Nowe warun­ki biu­ro­we będą wyma­ga­ły od pra­cow­ni­ków zmia­ny nawy­ków i zacho­wań. Z punk­tu widze­nia kom­for­tu pra­cy dla zespo­łu waż­ne jest przej­rzy­ste przed­sta­wie­nie obo­wią­zu­ją­cych pro­ce­dur. Klu­czo­wa jest wie­lo­ka­na­ło­wa komu­ni­ka­cja doty­czą­ca nowej sytu­acji. Z uwa­gi na oba­wy i emo­cje towa­rzy­szą­ce powro­to­wi, tam gdzie to tyl­ko moż­li­we, war­to dać pra­cow­ni­kom auto­no­mię w pod­ję­ciu decy­zji czy będą pra­co­wać zdal­nie czy z biura.

Klu­czo­wą rolę w tym trud­nym momen­cie gra rów­nież oso­bi­ste i bez­po­śred­nie zaan­ga­żo­wa­nie kadry mene­dżer­skiej. Waż­ne, aby zna­li oni stra­te­gie powro­tu, ponie­waż dzię­ki temu mogą wła­ści­wie reago­wać na pyta­nia pra­cow­ni­ków. Reko­men­du­je­my m.in. spo­tka­nia dla mene­dże­rów, przy­go­to­wa­nie zwię­złe­go FAQ, szko­le­nie w zarzą­dza­niu zespo­łem roz­pro­szo­nym czy stwo­rze­nie plat­for­my do wymia­ny infor­ma­cji peer-to-peer.

PD.pl: Czy po powro­cie do biu­ra na pew­no może­my czuć się bez­piecz­ni?

AK: Tro­ska o bez­pie­czeń­stwo użyt­kow­ni­ków budyn­ku zaczy­na się już przy wej­ściu do nie­go. Klu­czo­wa jest peł­na kon­tro­la nad całym obiek­tem i poszcze­gól­ny­mi jego powierzch­nia­mi. Waż­ne jest zadba­nie o bez­pie­czeń­stwo w każ­dym aspek­cie, szcze­gól­nie pod­czas korzy­sta­nia z powierzch­ni wspól­nych. Pod­sta­wo­wy­mi dzia­ła­nia­mi powin­ny być, mię­dzy inny­mi, moni­to­ro­wa­nie wejść, regu­lar­na dezyn­fek­cja (m.in. kla­mek), ogra­ni­czo­ny dostęp do powierzch­ni wspól­nych, szko­le­nie per­so­ne­lu, prze­gląd insta­la­cji budyn­ko­wych oraz widocz­ne ozna­ko­wa­nie wejść, wind, scho­dów i toalet.

W obli­czu pan­de­mii istot­na jest świa­do­mość wspól­nej odpo­wie­dzial­no­ści za zdro­wie użyt­kow­ni­ków budyn­ku. Do tego nie­zbęd­ne jest wza­jem­ne zaufa­nie i sta­ły dia­log pomię­dzy zarząd­cą, wła­ści­cie­lem, najem­ca­mi oraz użyt­kow­ni­ka­mi nie­ru­cho­mo­ści. W celu sku­tecz­niej­sze­go dotar­cia z infor­ma­cja­mi doty­czą­cy­mi zacho­wa­nia bez­pie­czeń­stwa i higie­ny,  reko­men­du­je­my komu­ni­ka­cję wie­lo­ka­na­ło­wą – na przy­kład poprzez mailin­gi, pla­ka­ty, naklej­ki i webinary.

PD.pl: Jakie dodat­ko­we zasa­dy war­to wpro­wa­dzić w budyn­ku, by zwięk­szyć bez­pie­czeń­stwo jego użytkowników?

AK: Na mocy roz­po­rzą­dze­nia Rady Mini­strów z 15 kwiet­nia br. wszyst­kie fir­my powra­ca­ją­ce do swo­ich biur muszą speł­nić okre­ślo­ne warun­ki. Do mini­mum nale­ży obo­wią­zek zacho­wa­nia dystan­su 1,5 m mię­dzy sta­no­wi­ska­mi pra­cy oraz zapew­nie­nie przez pra­co­daw­ców ręka­wi­czek jed­no­ra­zo­wych lub środ­ków do dezyn­fek­cji rąk. W przy­pad­ku pra­cow­ni­ków wyko­nu­ją­cych bez­po­śred­nią obsłu­gę inte­re­san­tów lub klien­tów docho­dzi rów­nież obo­wią­zek zasła­nia­nia ust i nosa.

Pierw­sze sygna­ły, jakie otrzy­mu­je­my od najem­ców wska­zu­ją jed­nak, że wie­lu pra­co­daw­ców chce pójść o krok dalej i wpro­wa­dzić dodat­ko­we środ­ki bez­pie­czeń­stwa. Naj­gor­sze, co może spo­tkać każ­dą orga­ni­za­cję, to para­liż spo­wo­do­wa­ny zaka­że­niem całych zespo­łów. Fir­my nie mogą sobie na to pozwo­lić, dla­te­go będą dmu­chać na zimne.

Pro­ce­du­ry, któ­re pole­ca­my wszyst­kim najem­com i admi­ni­stra­to­rom, to mię­dzy inny­mi: roz­sta­wie­nie dozow­ni­ków z pły­nem dezyn­fek­cyj­nym we wszyst­kich klu­czo­wych punk­tach, wpro­wa­dze­nie regu­ły „One Way Only”, czy­li jed­no­kie­run­ko­we­go ruchu na tere­nie budyn­ku oraz stwo­rze­nie ścież­ki wej­ścia i wyj­ścia z budyn­ku bez koniecz­no­ści doty­ka­nia kla­mek. Waż­ne jest też zwięk­sze­nie czę­sto­tli­wo­ści sprzą­ta­nia obiek­tu i prze­szko­le­nie per­so­ne­lu budyn­ko­we­go w zakre­sie nowych pro­ce­dur. Sku­tecz­nym zabez­pie­cze­niem cią­gło­ści biz­ne­so­wej jest zaś zasa­da „Air­for­ce One”, zgod­nie z któ­rą oso­by odpo­wie­dzial­ne za klu­czo­we funk­cje biz­ne­so­we nie prze­by­wa­ją rów­no­cze­śnie w jed­nej przestrzeni.

PD.pl: Jak w tym szcze­gól­nym cza­sie zadbać o jakość powie­trza w biurze?

AK: Jak powszech­nie wia­do­mo, koro­na­wi­rus roz­prze­strze­nia się dro­gą kro­pel­ko­wą. W wie­lu nowo­cze­snych biu­row­cach funk­cjo­nu­je zamknię­ty obieg powie­trza, co nie sprzy­ja bez­pie­czeń­stwu w trak­cie pan­de­mii – powierzch­nie biu­ro­we powin­ny być jak naj­czę­ściej wie­trzo­ne. Ze wzglę­dów bez­pie­czeń­stwa, w Col­liers pod­ję­li­śmy decy­zję o wyłą­cze­niu wewnętrz­ne­go obie­gu kli­ma­ty­za­cji (reku­pe­ra­cji) we wszyst­kich zarzą­dza­nych przez nas biu­row­cach. Do obiek­tów wpro­wa­dza­ne jest wyłącz­nie świe­że powie­trze poprzez cen­tra­le wen­ty­la­cyj­ne. Jest ono zacią­ga­ne przez czerp­nie zlo­ka­li­zo­wa­ne zazwy­czaj na dachu budyn­ku, do któ­rych dostęp ma tyl­ko wykwa­li­fi­ko­wa­na obsłu­ga tech­nicz­na. Po prze­fil­tro­wa­niu oraz wstęp­nym ogrza­niu lub schło­dze­niu powie­trze tra­fia do kli­ma­kon­wek­to­rów zain­sta­lo­wa­nych na powierzch­niach naj­mu, jak rów­nież bez­po­śred­nio do poszcze­gól­nych pomiesz­czeń. Powie­trze z jed­nej powierzch­ni naj­mu nie mie­sza się z powie­trzem z innych prze­strze­ni – zarów­no tych sąsied­nich, a tym bar­dziej zlo­ka­li­zo­wa­nych na innym pię­trze. Taka sytu­acja może wystą­pić jedy­nie poprzez szcze­li­ny tech­no­lo­gicz­ne oraz drzwi, ale jedy­nie w obrę­bie danej strefy.

PD.pl: Jak zago­spo­da­ro­wać biu­ro, aby zacho­wać social distan­ce oraz zasa­dy higieny?

AK: Klu­czo­wym ele­men­tem pla­nu powro­tu do biu­ra jest przy­go­to­wa­nie śro­do­wi­ska pra­cy, w tym prze­strze­ni biu­ro­wej oraz pro­ce­dur i reguł zacho­wa­nia. Powra­ca­ją­cy do biu­row­ców pra­cow­ni­cy muszą być świa­do­mi nowych zasad funk­cjo­no­wa­nia. Swo­bod­ne prze­miesz­cza­nie się po budyn­ku jesz­cze przez dłu­gi czas będzie moc­no ograniczone.

Nową prak­ty­ką jest dzie­le­nie prze­strze­ni biu­ro­wych na stre­fy, w ramach któ­rych moż­na się poru­szać. Wie­le firm może się zde­cy­do­wać na czę­ścio­we lub nawet cał­ko­wi­te wyłą­cze­nie nie­któ­rych czę­ści wspól­nych, takich jak kan­ty­ny i kuch­nie, w któ­rych zwy­kle panu­je duży ruch, albo wpro­wa­dzić limit prze­by­wa­ją­cych w nich osób. Dobrym roz­wią­za­niem może być wsta­wie­nie mikro­fa­li do prze­strze­ni pra­cy, żeby zmi­ni­ma­li­zo­wać prze­miesz­cza­nie się pra­cow­ni­ków, a tak­że wpro­wa­dze­nie zale­ceń, aby spo­ży­wa­nie posił­ków odby­wa­ło się przy biurkach.

Przy­go­to­wa­nie biu­ra do funk­cjo­no­wa­nia w “nowej nor­mal­no­ści” ozna­cza zre­du­ko­wa­nie jego pojem­no­ści nawet o 50%, a co za tym idzie istot­ną reor­ga­ni­za­cję prze­strze­ni. Aran­żu­jąc ukła­dy biu­rek, poko­je wie­lo­oso­bo­we i prze­strze­nie wspól­ne, nale­ży opie­rać się na pod­sta­wo­wej zasa­dzie utrzy­ma­nia mini­mal­nej odle­gło­ści 1,5 m pomię­dzy pra­cow­ni­ka­mi i sia­da­nia “po szachownicy”.

rys. przy­kła­dy aran­ża­cji wnętrz

Ze wzglę­dów higie­nicz­nych war­to też zamo­co­wać drzwi w pozy­cji sta­le otwar­tej, zre­zy­gno­wać z hot desków oraz umie­ścić pomię­dzy modu­ła­mi biu­rek ekra­ny z łatwo dezyn­fe­ko­wal­ne­go mate­ria­łu (szkło/plastik). W zacho­wa­niu social distan­ce pomo­że pra­cow­ni­kom usu­nię­cie nad­mia­ro­wych krze­seł, zazna­cze­nie na pod­ło­dze punk­tów bez­piecz­nej odle­gło­ści czy okre­śle­nie mak­sy­mal­nej licz­by osób dopusz­czo­nych do rów­no­cze­sne­go korzy­sta­nia z pomieszczenia.

PD.pl: Czy nowe pro­ce­du­ry pozo­sta­ną w biu­row­cach już na zawsze?

AK: Zosta­ną z nami do cza­su wyna­le­zie­nia sku­tecz­nej szcze­pion­ki na koro­na­wi­ru­sa, ale sądzę, że wraz z luzo­wa­niem kolej­nych obostrzeń oraz spad­kiem zacho­ro­wań może­my spo­dzie­wać się rezy­gna­cji z czę­ści pro­ce­dur. Jed­nym z dłu­go­fa­lo­wych skut­ków obec­nej pan­de­mii może być zmia­na podej­ścia do śro­do­wi­ska pra­cy. Prze­strzeń biu­ro­wa będzie w więk­szym stop­niu słu­żyć pod­trzy­my­wa­niu rela­cji i budo­wa­niu kul­tu­ry organizacyjnej.

PD.pl: Leka­rze szu­ka­ją nowej szcze­pion­ki, a rynek biu­ro­wy nowych roz­wią­zań w związ­ku z COVID-19, jakich?

AK: Pan­de­mia COVID-19 przy­no­si zmia­ny, a te rodzą kolej­ne wyzwa­nia. Naj­więk­szym z nich jest zapew­nie­nie bez­pie­czeń­stwa użyt­kow­ni­kom biu­row­ców poprzez ogra­ni­cze­nie bez­po­śred­nie­go kon­tak­tu bez rów­no­cze­snej stra­ty na jako­ści i efek­tyw­no­ści dzia­ła­nia firm. Tu z pomo­cą przy­cho­dzi Prop­Tech. Inte­li­gent­ne zarzą­dza­nie biu­rem popra­wia bez­pie­czeń­stwo śro­do­wi­ska pra­cy, a tak­że poma­ga zaosz­czę­dzić na kosz­tach eks­plo­ata­cyj­nych, co w cza­sie kry­zy­su jest szcze­gól­nie waż­ne. Do smart admi­ni­stra­cji war­to wyko­rzy­stać dostęp­ne na ryn­ku apli­ka­cje do cyfro­we­go zarzą­dza­nia obiek­tem. Takie pro­gra­my to nasza przy­szłość, dla­te­go czym prę­dzej je wdro­ży­my, tym lepiej dla nasze­go biz­ne­su. Col­liers wraz z fir­mą Offi­ce App wpro­wa­dza wła­śnie na pol­ski rynek apli­ka­cję, któ­ra posia­da bli­sko 70 funk­cjo­nal­no­ści, takich jak: mobil­ny dostęp do biu­ra, nawi­ga­cja po powierzch­ni, rezer­wa­cja miejsc par­kin­go­wych, reje­stra­cja gości, komu­ni­ka­cja mię­dzy użyt­kow­ni­ka­mi, dostęp do usług wraz z płat­no­ścia­mi w ramach apli­ka­cji, a tak­że ana­li­zę obra­zu prze­sy­ła­nych zgło­szeń czy rezer­wa­cję biu­rek, prze­strze­ni do pra­cy i spo­tkań. Zakres dzia­ła­nia sys­te­mu jest indy­wi­du­al­nie usta­la­ny na pod­sta­wie potrzeb najem­ców i moż­li­wo­ści tech­no­lo­gicz­nych nie­ru­cho­mo­ści, a tak­że dosto­so­wy­wa­ny do stra­te­gii klien­ta. Takie nowo­cze­sne narzę­dzia nabie­ra­ją jesz­cze więk­sze­go zna­cze­nia obec­nie, kie­dy zma­ga­my się z pan­de­mią COVID-19. Fir­my muszą speł­niać restryk­cyj­ne pro­ce­du­ry, aby ich sie­dzi­by były bez­piecz­ne dla pra­cow­ni­ków i zapew­nia­ły cią­głość dzia­łal­no­ści biz­ne­so­wej. Prop­Tech znacz­nie im to uła­twia – pozwa­la zarzą­dzać biu­rem, na przy­kład blo­ku­jąc poszcze­gól­ne sta­no­wi­ska pra­cy lub wyłą­cza­jąc prze­strze­nie zwięk­szo­ne­go ryzy­ka, mode­ro­wać dostęp osób z zewnątrz poprzez funk­cję zdal­ne­go check-in’u, a tak­że komu­ni­ko­wać pra­cow­ni­kom nowe zasa­dy i wska­zów­ki doty­czą­ce bez­piecz­nej pracy.

Agniesz­ka Krze­ko­tow­ska, eks­pert, dyrek­tor Dzia­łu Zarzą­dza­nia Nie­ru­cho­mo­ścia­mi w glo­bal­nej fir­mie dorad­czej Col­liers International