Koronawirus na wokandzie. Rozmowa z mec. Maritą Dybowską-Dubois o koniecznych zmianach w organizacji pracy adwokata w czasie pandemii

O tym, jak funk­cjo­nu­je kan­ce­la­ria adwo­kac­ka w obec­nej rze­czy­wi­sto­ści, o powro­cie do biu­ra i o nowej orga­ni­za­cji pra­cy opo­wia­da mece­nas Mari­ta Dybow­ska-Dubo­is, part­ner zarzą­dza­ją­cy w war­szaw­skiej Kan­ce­la­rii Adwo­kac­kiej Mari­ty Dybowskiej-Dubois.

Prawdziwadezynfekcja.pl: Pra­ca adwo­ka­ta to głów­nie pra­ca z klien­tem, budo­wa­nie rela­cji i sys­te­ma­tycz­ny kon­takt w związ­ku z pro­wa­dzo­ny­mi spra­wa­mi. Jak w rze­czy­wi­sto­ści odmie­nio­nej przez pan­de­mię wyglą­da zwłasz­cza ta część funk­cjo­no­wa­nia kancelarii?

Mari­ta Dybow­ska-Dubo­is: Kan­ce­la­ria adwo­kac­ka jest spe­cy­ficz­nym rodza­jem dzia­łal­no­ści, któ­rej codzien­ne funk­cjo­no­wa­nie obej­mu­je ana­li­zę doku­men­tów, spo­rzą­dza­nie pism pro­ce­so­wych, pra­cę admi­ni­stra­cyj­ną wokół pro­wa­dzo­nych spraw, ale przede wszyst­kim jest to pra­ca z klien­tem. Od począt­ku kwiet­nia, czy­li od momen­tu wpro­wa­dze­nia ogra­ni­cze­nia pra­cy sądów, siłą rze­czy zmniej­szy­ła się ilość spo­tkań z klien­ta­mi, dla któ­rych pro­wa­dzo­ne są spra­wy, jed­nak nie dało się ich wyeli­mi­no­wać w zupeł­no­ści. Obec­nie  licz­ba gości odwie­dza­ją­cych kan­ce­la­rię sys­te­ma­tycz­nie wzra­sta. W ramach nowej poli­ty­ki bez­pie­czeń­stwa wpro­wa­dzi­li­śmy obo­wiąz­ko­wą reje­stra­cję spo­tkań. Dane gości są zabez­pie­cza­ne i obję­te tajem­ni­cą adwo­kac­ką. Skru­pu­lat­nie ana­li­zu­je­my, któ­re spo­tka­nia muszą się odbyć, a część kon­tak­tów, któ­re na to pozwa­la­ją, prze­no­si­my do online‑u. Tam, gdzie nie ma koniecz­no­ści bez­po­śred­nie­go spo­tka­nia, wybie­ra­my roz­mo­wę przez tele­fon lub tele­kon­fe­ren­cję, jak w przy­pad­ku zajęć z aplikantami.

PD.pl: Spe­cy­fi­ka zawo­du adwo­ka­ta wyma­ga prze­miesz­cza­nia się pomię­dzy róż­ny­mi insty­tu­cja­mi. Jakie zabez­pie­cze­nia w funk­cjo­no­wa­niu biu­ra wpro­wa­dzi­li Pań­stwo, aby ogra­ni­czyć ryzy­ko zara­że­nia współpracowników?

MDD: W naszej kan­ce­la­rii, któ­ra mie­ści się w zre­wi­ta­li­zo­wa­nej kamie­ni­cy w cen­trum mia­sta, pra­cu­je obec­nie 7 osób: 5 praw­ni­ków i 2 pra­cow­ni­ków admi­ni­stra­cyj­nych. Dla zapew­nie­nia bez­pie­czeń­stwa zespo­łu i wszyst­kich, z któ­ry­mi mamy kon­takt, opra­co­wa­li­śmy i wpro­wa­dzi­li­śmy nowe pro­ce­du­ry bez­pie­czeń­stwa. Rze­czą abso­lut­nie pod­sta­wo­wą była reor­ga­ni­za­cja prze­strze­ni biu­ro­wej. Te sta­no­wi­ska pra­cy, któ­re wcze­śniej nie były odda­lo­ne od pozo­sta­łych na odle­głość o co naj­mniej 1,5 metra, zosta­ły odpo­wied­nio prze­nie­sio­ne, aby ten dystans zacho­wać. Poza przy­go­to­wa­niem miejsc pra­cy poło­ży­li­śmy nacisk na ogra­ni­cza­nie prze­miesz­cza­nia się pomię­dzy poko­ja­mi, zmi­ni­ma­li­zo­wa­nie bez­po­śred­nich kon­tak­tów pomię­dzy pra­cow­ni­ka­mi i sto­so­wa­nie się do wymo­gu nosze­nia mase­czek. Obec­ność w kan­ce­la­rii ogra­ni­cza­my do nie­zbęd­ne­go mini­mum, duża część zadań wyko­ny­wa­na jest w try­bie zdal­nym.  W biu­rze roz­mie­ści­li­śmy pla­ka­ty infor­ma­cyj­ne przy­po­mi­na­ją­ce o dezyn­fek­cji dło­ni i powierzch­ni, z któ­ry­mi mamy stycz­ność, oraz o wła­ści­wym korzy­sta­niu urzą­dzeń. W całym biu­rze, w łatwo dostęp­nych miej­scach, roz­lo­ko­wa­li­śmy pły­ny do dezyn­fek­cji i naklej­ki zachę­ca­ją­ce do prze­cie­ra­nia uchwy­tów oraz przy­ci­sków. Ser­wis sprzą­ta­ją­cy został wypo­sa­żo­ny w dodat­ko­we pre­pa­ra­ty dezyn­fek­cyj­ne. W te dni, któ­re wyma­ga­ją obec­no­ści w sądzie lub innych insty­tu­cjach sta­ra­my się nie przy­cho­dzić do kancelarii.

PD.pl: Jakieś dodat­ko­we obostrze­nia doty­czą­ce gości czy na przy­kład kurierów?

Tak, z racji napraw­dę dużej ilo­ści kore­spon­den­cji zwią­za­nej z naszą dzia­łal­no­ścią, wydzie­li­li­śmy spe­cjal­ną prze­strzeń spe­cjal­nie do nada­wa­nia, odbie­ra­nia i dezyn­fek­cji prze­sy­łek oraz bez­piecz­ną stre­fę kon­tak­tu z listo­no­szem lub kurie­rem. Wła­ści­we zacho­wa­nia doty­czą­ce bez­pie­czeń­stwa pro­mu­je­my wśród klien­tów czę­sto pró­bu­ją­cych baga­te­li­zo­wać koniecz­ność nosze­nia mase­czek lub przy­łbic. Kła­dąc nacisk na aspekt psy­cho­lo­gicz­ny sta­now­czo pod­kre­śla­my odpo­wie­dzial­ność za zdro­wie wła­sne, bli­skich, ale tak­że pra­cow­ni­ków naszej kancelarii.

PD.pl: Jak radzą sobie Pań­stwo z zabez­pie­cze­niem takie­go poten­cjal­ne­go nośni­ka wiru­sa jak doku­men­ta­cja i kore­spon­den­cja doty­czą­ca pro­wa­dzo­nych spraw?

MDD: Kore­spon­den­cję zewnętrz­ną trak­tu­je­my ze szcze­gól­ną ostroż­no­ścią. Stwo­rzo­ne przez nas instruk­cje wyma­ga­ją, by wpły­wa­ją­ce doku­men­ty były prze­ka­zy­wa­ne w osob­nych koszul­kach, a prze­glą­da­nie ich i pod­pi­sy­wa­nie odby­wa­ło się  przy uży­ciu jed­no­ra­zo­wych ręka­wi­czek. Muszę przy­znać, że przy ilo­ści doku­men­tów, z któ­ry­mi pra­cu­je­my na co dzień, jest nie lada wyzwa­niem. Każ­dy z per­so­ne­lu otrzy­mał rów­nież instruk­cje o pra­wi­dło­wym zdej­mo­wa­niu i uty­li­za­cji rękawiczek.

PD.pl: Spo­wol­nie­nie spo­wo­do­wa­ne pan­de­mią koro­na­wi­ru­sa spo­wo­do­wa­ło zamro­że­nie pra­cy sądów, zamknię­te gma­chy, odwo­ła­ne roz­pra­wy — co zmie­ni­ło się po jej wzno­wie­niu? Jak obec­nie wyglą­da­ją rozprawy?

MDD: W więk­szo­ści ape­la­cji roz­pra­wy nadal odby­wa­ją się tyl­ko w spra­wach tzw. „pil­nych”. Część roz­praw zosta­ła tak­że odmiej­sco­wio­na, co ozna­cza, że nie muszą one odby­wać się fizycz­nie w sądzie, a w try­bie tele­kon­fe­ren­cji lub np. symul­ta­nicz­nie w dwóch salach roz­praw, gdzie w jed­nej znaj­du­ją się stro­ny a w dru­giej sędzia. Do sądu wpusz­cza­ne są tyl­ko te oso­by, któ­re fak­tycz­nie mają pra­wo uczest­ni­czyć w wyzna­czo­nej na dany dzień roz­pra­wie lub posie­dze­niu.  W gma­chach obo­wią­zu­ją stan­dar­do­we środ­ki ochro­ny oso­bi­stej, czy­li uży­wa­nie mase­czek, dezyn­fek­cja rąk, zacho­wa­nie dwu­me­tro­we­go dystan­su. Dodat­ko­we środ­ki ostroż­no­ści, któ­re wpro­wa­dzo­no, to na przy­kład prze­słu­cha­nia świad­ków lub bie­głych w for­mie wide­okon­fe­ren­cji z inne­go pomiesz­cze­nia w sądzie. Mimo pew­ne­go spo­wol­nie­nia, czyn­no­ści pro­ce­so­we w pro­ku­ra­tu­rach czy na poli­cji odby­wa­ją się regu­lar­nie. Jed­nost­ki pro­ku­ra­tu­ry obec­nie pra­cu­ją w sys­te­mie zmia­no­wym, a czyn­no­ści wyko­ny­wa­ne są w pomiesz­cze­niach tzw. „bez­piecz­nych”, gdzie pro­wa­dzą­cych czyn­ność oddzie­la osło­na plek­si lub szy­ba, ewen­tu­al­nie „lustro weneckie”.

PD.pl: Bar­dzo dzię­ku­je­my za roz­mo­wę i życzy­my bez­piecz­nej pracy.

Mari­ta Dybow­ska-Dubo­is, adwo­kat, part­ner zarzą­dza­ją­cy war­szaw­skiej Kan­ce­la­rii Adwo­kac­kiej Mari­ty Dybowskiej-Dubois